word2010文档使用邮件合并向导(以邮件合并信函为例)

【 tulaoshi.com - 电脑应用 】

用户在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，一般都会采用“邮件合并向导”来实现，采用分步完成的方式进行，因此更适用于邮件合并功能的普通用户。“邮件合并”：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。下面以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例为大家详细介绍下使用过程，不会的朋友可以学习下哦。

第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令，如图2011072901所示。

图2011072901选择“邮件合并分步向导”命令

第2步，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接，如图2011072902所示。

图2011072902选中“信函”单选框

第3步，在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接，如图2011072903所示。

图2011072903选中“使用当前文档”单选框

第4步，打开“选择收件人”向导页，选中“从Outlook联系人中选择”单选框，并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接，如图2011072904所示。

图2011072904单击“选择‘联系人’文件夹”超链接

第5步，在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件，然后单击“确定”按钮，如图2011072905所示。

图2011072905“选择配置文件”对话框

第6步，打开“选择联系人”对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击“确定”按钮，如图2011072906所示。

图2011072906“选择联系人”对话框

第7步，在打开的“邮件合并收件人”对话框中，可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击“确定”按钮，如图2011072907所示。

图2011072907“邮件合并收件人”对话框

第8步，返回Word2010文档窗口，在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步：撰写信函”超链接，如图2011072908所示。

图2011072908单击“下一步：撰写信函”超链接

第9步，打开“撰写信函”向导页，将插入点光标定位到Word2010文档顶部，然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接，并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步：预览信函”超链接，如图2011072909所示。

图2011072909单击“问候语”超链接

第10步，在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步：完成合并”超链接，如图2011072910所示。

图2011072910预览信函

第11步，打开“完成合并”向导页，用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函，也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑，如图2011072911所示。

图2011072911“完成合并”向导页