Word：统一字符串的八大妙法

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　　我们在用Word编辑文档时，常需要输入一些特定的字符串如单位名称“某省某市第一建筑安装工程公司”等，为了保持这些字符的一致性(特别是编辑合同、协议类的文档，这种一致性非常重要)，同时也为了提高输入的效率，我给大家准备了八种处理办法，算是一些“偏方”，请大家照“方”抓“药”试试。

　　注：以下方法及图片均在Word2003下制作，其它版本请大家仿照操作。

　　一、自动更正法

　　执行“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框(如图1)，切换到“自动更正”标签下(通常是默认标签)在“替换”下面的方框中输入一个便于理解的字母组合(如“yjgs”)，在“替换为”下面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”，按“确定”按钮返回。

图1

　　以后在需要输入这一文本处，只要输入字母组合“yjgs”及后续文本，系统会自动将其转换为对应的字符——某省某市第一建筑安装工程公司。

　　注意：①如果需要添加多个自动更正项目，只要在上述对话框中按“添加”按钮，再重复上述操作就可以了。②如果文档中确实需要输入字母组合“yjgs”，可以先输入字母组合“yjgss”及后续文本，然后再返回来将最后一个字母“s”删除就行了。③在Word中定义的自动更正项目，在Office其它组件(如Excel等)中，同时起作用。

　　二、自动图文集法

　　先将需要的字符输入到文档中，然后选中这些字符，执行“插入→自动图文集→新建”命令(或者按“Alt+F3”组合键)，打开“创建‘自动图文集’”对话框(如图2)，输入一个名称(如“yjgs”等)，确定返回。

图2

　　以后需要输入上述字符时，只要执行“插入→自动图文集→正文→yjgs”即可。

　　注意：定义好自动图文集后，在文档中输入自动图文集的名称(yjgs)，然后按下“Enter”键，即可快速将定义好的字符输入到文档中。

　　启动Word，按Alt+F11组合键进入Visual Basic编辑状态(如图3)。

图3

　　执行“插入模块”命令，插入一个模块(模块1)，双击插入的模块进入模块代码书写状态，将下述代码输入其中：

　　Sub 特定字符()

　　　Selection.TypeText Text:="某省某市第一建筑安装工程公司"

　　End Sub

　　输入完成后，关闭Visual Basic编辑窗口返回。

　　今后需要输入上述特定的字符时，只要运行一下上述宏就行了。

　　注意：如果经常要运行某个宏，可以在工具栏上为其制作一个激活按钮。

　　四、自定义词组法

　　启动Word(也可以是其它字表处理软件)，打开自己常用的输入法(如“快乐五笔”等)，在状态条上右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框(如图4)，在“词语”后面的方框中输入字符——某省某市第一建筑安装工程公司，在“外码”后面的方框中输入“yjgs”(也可以采用系统给出的外码)，按“添加”和“关闭”按钮返回。

图4

　　以后需要输入这一字符时，只要输入字母组合“jygs”即可。

　　注意：显然对于能够输入中文字符的地方，这一方法都是可行的。

　　上述三种方法，一次定义，适用于多个Word，收到了一劳永逸的效果。但是，如果在某篇文档中临时需要输入某些特定的字符，那又该如何呢？请接着往下看。

　　五、一次替换法

　　如果一篇文档中，多处输入一条特定的字符，可以这样操作：先在需要输入特定字符处输入某个特殊字母(我用的是五笔输入法，所以通常用字母“z”)，待文章全部录入完成后，执行“编辑→替换”命令(或按“Ctrl+H”组合键)，打开“查找和替换”对话框(如图5)，在“查找内容”后面的方框中输入字母“z”(默认情况下，可以不考虑大小写问题)，在“替换为”后面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”，按“全部替换”按钮，系统即可快速将文档中的字母“z”替换为上述给定的文本。

图5

　　注意：①采用这种方法，对于输入特殊符号(如※)非常方便，可以大大减少反复切换键盘或输入法的次数。②如果先将一幅图片插入到文档中，选中图片，执行一下“复制(剪切)”操作，然后