在Excel中给数据排序的常用方法与技巧

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在用Excel制作相关的数据表格时，我们可以利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。下面，我们以图1所示的员工基本情况登记表为例，来全面体验一番Excel的排序功能。

一、快速排序

如果我们希望对员工资料按某列属性(如工龄由长到短)进行排列，可以这样操作:选中工龄列任意一个单元格(如I3)，然后按一下常用工具栏上的降序排序按钮即可(参见图1)。

小提示:①如果按常用工具栏上的升序排序按钮，则将工龄由短到长进行排序。②如果排序的对象是中文字符，则按汉语拼音顺序排序。③如果排序的对象是西文字符，则按西文字母顺序排序。

二、多条件排序

如果我们需要按学历、工龄、职称对数据进行排序，可以这样操作:选中数据表格中任意一个单元格，执行数据→排序命令，打开排序对话框(图2)，将主要关键词、次要关键词、第三关键词分别设置为学历、工龄、职称，并设置好排序方式(升序或降序)，再按下确定按钮就行了。

三、按笔划排序

对姓名进行排序时，国人喜欢按姓氏笔划来进行:选中姓名列任意一个单元格，执行数据→排序命令，打开排序对话框(参见图2)，单击其中的选项按钮，打开排序选项对话框(图3)，选中其中的笔划排序选项，确定返回到排序对话框，再按下确定按钮即可。

小提示:如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述排序选项对话框中选中按行排序选项即可。

四、自定义排序

当我们对职称列进行排序时，无论是按拼音还是笔划，都不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序:

先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域(如N2至N18)中(图4);执行工具→选项命令，打开选项对话框(图5)，切换到自定义序列标签下，在从单元格中导入序列右侧的方框中输入$N$2:$N$18(也可以用鼠标选择输入)，然后单击导入按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。

小提示:序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。

选中职称列任意一个单元格，执行数据→排序命令，打开排序对话框，单击其中的选项按钮，打开排序选项对话框(参见图3)，按自定义排序次序选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述导入的序列，确定返回到排序对话框，再按下确定按钮即可。

五、用函数进行排序

有时，我们对某些数值列(如工龄、工资等)进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数来实现(以工龄为例):在工龄右侧插入一个空白列(J列)，用于保存次序(图6)，然后选中J2单元格，输入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成细十字线状时(这种状态，我们通常称之为填充柄状态)，按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来(图6)。

小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一个非零参数，如将上述公式改为:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。

六、让序号不参与排序

当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个序号列参与排序呢?我们在序号列右侧插入一个空白列(B列)，将序号列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，序号列就不参与排序了。

小提示:插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来:选中B列(即插入的空列)，右击鼠标，再选择隐藏选项即可。