Word办公技巧大放送 办公人员必备的应用技巧

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最近我的电脑比较烦，Word坏了。当修改某些Word文件后，单击工具栏上的保存按钮，立即弹出一个另存为对话框，我可是在原有的文件上进行修改呀!这就需要用到Word办公软件的技巧.

办公软件如果充分利用好，可以很快提高你的办公速度，Word是常用的办公软件之一,通常情况下,为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用Word时试试图老师小编在下文中介绍的办公软件应用技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手.

下文中图老师小编将我们在使用中，积累的一些比较实用的技巧整理成文,带给大家，希望对大家有所帮助。

一：在Word中批量转换文档

如果我们需要将很多Word生成的DOC文件,转化为TXT文件使用,而苦于往返于打开/另存为之间。那么,我们可以巧妙的在Word中批量的转换文档的。只要我们试着单击文件建立新文件命令,打开"新建"文件对话框(注意不能单击快捷栏上的新建图标或直接按Ctrl+N快捷键, 这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开新建文件对话框),点击其它文档标签,并双击其中的转换向导项目(但如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office2000或XP的安装程序,并会提示你插入Office2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导,既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式,也可以将Word2000/XP格式批量转换至 Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件：WEB页文件：ps/' target='_blank'WPS文件：Lotus 1-2-3：Microsoft工作表：Outlook工作薄等,相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

二：快速还原图片文件

其实，我们利用Word办公软件，还可以非常方便地制作出图文并茂的作品,不过有时往往出于特殊需要(如出版：发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时,我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可, 如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝：粘贴,相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击文件另存为Web页命令,Word就会自动地把其中内置的图片以 image001.jpg：image002.jpg：image003.jpg：image004.jpg等文件,存放在以另存后的 WEB页为文件名加上.files的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

三：让Word认识WPS2000/WPS Office文件

现在,在我们的个人电脑上最为流行的文字处理软件，除了常见的Word办公软件外,还有国产的WPS2000和WPS Office办公软件。软件直销网图老师小编发现在WPS2000/Office中,不需要安装任何转换器,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。不过,在Word97/2000/XP中,却无法读取WPS Office文档。其实,以前我们曾记得在Office2000安装光盘上,有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word读取 WPS2000文件。

不过,经图老师小编试验,发现安装此转换器,无法使Word读取WPS Office文件。软件直销网图老师小编在金山公司的网站上,发现他们已经推出了WPS Office的转换器,我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出所示的界面,点下确定钮,该程序会自动判断出你有没有安装过转换器,并会自动为你安装。以后打开Word后,在打开对话框中的文件类型 框中选择WPS文件(*.wps)列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击打开后,即可直接打开WPS Office文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

四：Word 2000的两种水印

1，文字水印

插入文字水印的步骤：单击格式菜单的背景子菜单中的水印命令,可以插入不同颜色：样式：大小：方向和字体的水印,还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。

编辑文字水印的方法：单击视图,选中页眉和页脚(出现页眉和页脚工具栏),把鼠标移到文字水印处单击,再单击艺术字工具栏,可以设置艺术字格式：艺术字形状：对艺术字作方位旋转：进行绕排等编辑操作,选中水印文字,单击右键,选择设置艺术字格式版式,选择衬于文字下方,满意后,打开视图菜单,取消对页眉和页脚的选中(即去掉该项目前面的钩)。

2，图片水印

单击插入图片,视图片的

4，单击文件保存命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,软件直销网图老师小编将它保存为normal1.dot文件。

5，再次进入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中 normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择重命名,将它重新命名为oldnormal.dot文件。按照此法,再将新的模板文件 normal1.dot重命名为normal.dot文件。

6，上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的新建图标或直接按Ctrl+N快捷键,即可以用你刚才的设置,来进行文件处理了。

六：给Word文件减肥

现在,我们的个人电脑上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流：使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用文件菜单下的另存为命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要另存为太麻烦的话,可以打开Word,单击工具菜单中的选项命令,再单击保存选项卡,在设置窗口中取消选择快速保存选项,以后Word就会在每次保存文件时,自动进行信息整理并存盘,实现减肥操作一劳永逸。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术, 则在选中嵌入TrueType字体后,还应选中只嵌入所用字符复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同打包,使得文件增大。

七：一次保存多个文件

在WPS2000/Office中,有一个保存所有文件命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换：存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时,按下Shift键就可以发现,原来的保存命令已经变成了全部保存命令了。此时单击这个命令,相当于WPS2000中的保存所有文件命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。

八：合并Word文件

我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,不过不利于文件的管理。试着单击插入 菜单下的文件命令,在弹出的窗口中选择Word文件,再找到同事的文件,点击插入钮,同事的文件已经历历在目了,而且图片：表格：字体：字号：格式都丝毫没有任何变化。

九：修复文件

我们在进行文档的处理时，最怕的就是遇到突然停电,而自己的文件没有保存：文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了。巧妙地使用它,能够把你的工作成果恢复过来。请点击文件打开,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中,选择从任意文件中恢复文本项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿,凡是能够被恢复的文本,都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

十：更改文件默认存盘格式

在Word默认情况下,我们都将文件存为Word的DOC格式。不过,有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式：多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击文件另存为命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击保存钮就行了。不过, 每次这样做未免有些麻烦。其实,只要我们单击工具选项,打开设置窗口,点击保存标签,在将Word文件保存为下拉框中的Word文件(*.doc)改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

讲点技巧可以达到事半功倍的目的，上文中图老师小编就各大家分享Word 办公软件应用技巧，让你成为办公高手。