玩转Excel函数 学了这四招就变高手

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Excel是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。而且Excel是目前使用比较广泛的数据管理分析软件，其强大的内置函数几乎无所不能，但由于许多用户不知道函数的作用，不熟悉函数使用的格式，即使用错了，也不知错在哪里。Excel 2002/2003帮助我们解决了许多这方面的问题，与Excel 2000及以前的版本相比，其提供的智能公式功能将引领我们进入它的函数世界，轻松让你成为Excel的使用高手，从而可以更加方便快捷地满足我们日常办公的需要。

1. 常见公式用按钮

在Excel中，我们经常遇到求和、求平均值、求最大/小值的问题。早期的Excel版本在工具栏中提供了自动求和(∑)按钮，通过它可以很方便地对单元格区域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通过手工输入公式实现。在Excel 2002/2003中，单击自动求和按钮右侧的下拉按钮，我们会发现多出了平均值、计数、最大值、最小值等命令，通过这些命令，我们可以很方便地求出所选单元格区域的平均值(average)、单元格个数(count)、最大值(max)和最小值(min)。将原本要用函数来计算的数据，现在通过工具栏按钮就轻松实现了(如图1)。

图1 自动求和下拉菜单

2. 插入函数帮你搜

如果我们在数据分析时要用到某个功能，但不知用什么函数才能实现这一操作，我们可以借助Excel 2002/2003中提供的搜索函数功能来实现。假设我们想了解与贷款有关的函数，只需单击插入菜单中的函数命令，弹出插入函数对话框，在搜索函数框中输入要搜索函数功能的关键字，单击转到按钮就可以看到Excel推荐你使用的函数了。

3. 应用格式看清楚

对一些不常用的Excel函数，用户在使用时往往容易出现格式输入错误，这时Excel 2002/2003会人性化地提醒你，从而确保公式输入的正确性。在图2中我们也可以看到，输入公式时，系统会将当前引用的单元格(或单元格区域)用蓝框选中，以便于用户检查输入时有没有引用错误。另外，在套用函数格式时(如参数)，系统也会在函数的下方用粗体将当前参数标记出来，这样就一目了然了。

图2 检查格式输入错误

4. 提示信息查错误

即使有了人性化的提醒，在输入公式时也难免会出现一些如#NAME?、#VALUE!等错误的提示，用户往往不知道错在哪儿，Excel 2002/2003中我们会发现，在出错单元格的左侧(或右侧)多出一个带有错误警告提示的!号(如图3)，单击其右侧的下拉按钮，我们就可通过系统帮助知道错在哪儿了。

图3 查看单元格错误

要真正发挥Excel的威力，你必须掌握Excel的灵魂―函数。不会使用Excel的函数，你就不是一个真正的会用Excel的用户。正是一 个个功能各异的函数，组成的不同的公式，才让Excel这位大侠，有了绝世武功。每一个函数，便是他的一招绝学，但只单单学会他的招术，也还是不够，只有 把所有招术练熟了，并综合运用，融会贯通，做到招中有招，才能真正掌握他的绝世武功，让Excel自动帮我们完成无法完成的任务。