WORD2003文档排版

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市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道 Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。小王把自己的体会重点总结为两点：

1.制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置

2.不同的篇章部分一定要分节，而不是分页

下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

单面打印的简单报告

这份报告要求的格式是：A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。

回到顶端

设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的纸，这个纸就是Word中的页面设置。

从菜单中选择|命令，显示页面设置对话框，选择选项卡，如图1所示。

通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从纸张大小中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。

在页面设置对话框中选择文档网格选项卡，如图2所示。

选中指定行和字符网格，在字符设置中，默认为每行39个字符，可以适当减小，例如改为每行37个字符。同样，在行设置中，默认为每页44行，可以适当减小，例如改为每页42行。这样，文字的排列就均匀清晰了。

设置样式

现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用字体、字号等命令设置文字的格式，用两端对齐、居中等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用格式刷将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么?简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的格式往往指单一的格式，例如，字体格式、字号格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。

从菜单选择|命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的显示中的内容，在图3中， 显示为有效格式，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，加粗为格式，标题1为样式，标题1+居中为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的显示下拉列表中选择有效样式，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

正文样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用正文样式。很多其他的样式都是在正文样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此正文样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于正文样式的其他样式的格式。

标题 1~标题9为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了标题1~标题3的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的显示下拉列表中选择所有样式，即可选择标题4~标题9样式。

现在，规划一下文章中可能用到的样式。

a.对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用标题1样式，章节中的小标题，按层次分别采用标题2~标题4样式。

b.文章中的说明文字，采用正文首行缩进2样式。

c.文章中的图和图号说明，采用注释标题样式。

规划结束之后，即可录入文字了。

首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择|命令，在任务窗格中单击标题1样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。

用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的显示下拉列表中选择所有样式，即可为文字和段落设置正文首行缩进2和注释标题样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示有效样式，这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的标题1样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击命令。显示修改样式对话框，如图9所示。

单击按钮，选择命令，显示自定义键盘对话框，如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如+，在请按新快捷键设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击按钮，快捷键即可生效。

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，标题1样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。

将鼠标指针移动到任务窗格中的标题1样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击命令。显示修改样式对话框，如图9所示。选中自动更新选项，单击按钮完成设置。这样，当应用了标题1样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改标题1样式的格式。

选中采用了标题1样式的某段文字，例如一、中国互联网络宏观状况，然后利用格式工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用标题1样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

查看和修改文章的层次结构

文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于标题1~标题9样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。

从菜单选择|命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择|命令，即可取消文档结构图。

如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。

从菜单选择|命令，进入大纲视图。文档顶端会显示大纲工具栏，如图12所示。在大纲工具栏中选择显示级别下拉列表中的某个级别，例如显示级别3，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。

如果要将用户职业部分的内容移动到用户年龄之后，可将鼠标指针移动到用户职业前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至用户年龄下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。

从菜单选择|命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。

对文章的不同部分分节

文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。

正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择|命令，显示分隔符对话框，如图14所示。选择分节符类型中的下一页，并单击按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。

用同样的方法对文章的其他部分分节。

对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图15所示，然后分别在目录文字前和一、中国互联网络宏观状况文字前插入分节符。

如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击显示/隐藏编辑标记按钮

，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。

在段落标记和分节符之间单击，按键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。

为不同的节添加不同的页眉

利用页眉和页脚设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。

设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按+快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择|命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图18所示。

注意在页眉的左上角显示有页眉 – 第1节 –的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在页眉和页脚工具栏中单击显示下一项按钮

，显示并设置下一节的页眉。

第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击显示下一项按钮。

第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有与上一节相同提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。

在页眉和页脚工具栏中有一个同前按钮

，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消同前设置，这时页眉右上角的与上一节相同提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。

此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题中国互联网络发展状况作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为同前，即与第3节相同。

在页眉和页脚工具栏中单击按钮，退出页眉编辑状态。

用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。

在指定位置添加页码

通常很多人习惯从菜单选择|命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。

按+快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择|命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图18所示。

在页眉和页脚工具栏中单击在页眉和页脚间切换按钮

，显示页脚区域，如图20所示。

注意在页脚的左上角显示有页脚 – 第1节 –的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在页眉和页脚工具栏中单击显示下一项按钮，显示并设置下一节的页脚。

第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击显示下一项按钮。

第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有与上一节相同提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。

在页眉和页脚工具栏中有一个同前按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消同前设置，这时页脚右上角的与上一节相同提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。

这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

从菜单选择|命令，显示页码对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击按钮，显示页码格式对话框，如图23所示。默认情况下，页码编排设置为续前节，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在页码编排中设置起始页码为1，这样就与前面节是否有页码无关了。

第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为同前，而且页码格式默认设置均为续前节，将会自动为每一节编排页码。

在页眉和页脚工具栏中单击按钮，退出页脚编辑状态。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。

插入目录

最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如标题1~标题9样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。

定位到需要插入目录的位置，从菜单选择||命令，显示索引和目录对话框，单击目录选项卡，如图24所示。

在显示级别中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自标题1~标题9样式的，它们分别对应级别1~9。

如果要设置更为精美的目录格式，可在格式中选择其他类型。通常用默认的来自模板即可。

单击按钮，即可插入目录。目录是以域的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹)，因此可以进行更新。

当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择更新域命令，显示更新目录对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择只更新页码。如果有标题内容的修改或增减，可选择更新整个目录。

小结

至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。

采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。

有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。