巧妙录入Excel各种非常规数据

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在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

一、输入文本

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

二、输入分数

几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为分子/分母，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入1/2，按回车键则显示1月2日，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入0（零）以示区别，并且在0和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入0 1/2。如果在单元格中输入8 1/2，则在单元格中显示8 1/2，而在编辑栏中显示8.5。

三、输入负数

在单元格中输入负数时，可在负数前输入-作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入（88），按一下回车键，则会自动显示为-88。

四、输入小数

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以0字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择工具、选项命令，打开选项对话框，单击编辑标签，选中自动设置小数点复选框，并在位数微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入88后自动添加3个零，变成88 000，就在位数微调框中输入-3，相反，如果要在输入88后自动添加3位小数，变成0.088，则要在位数微调框中输入3。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对自动设置小数点符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在自动设置小数点中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

五、输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按0165即可。

六、输入日期

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠/或者-来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入2001年12月1日，可以在单元各种输入2001/12/1或者2001-12-1。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

七、输入时间

在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母p和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。