Word达人速成修炼秘笈

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Word达人速成修炼秘笈

 　　世界上没有万能的东西，PPT在某些领域不可能取代Word、Excel,所以今天作者就把自己知道的所有Word方面的技巧分享给大家。

　　关于Word的技巧，老王简单分为4类，我们先看第一类。

　　Word谁都会用，高手和菜鸟最明显的区别就是效率，有人可以轻车熟路一小时做完好几份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼还没做好一份，不管用什么办公软件，效率都是第一追求。

　　第一板块：提高效率

　　1、如何快速选中文字

　　鼠标放在左侧页边距处

　　单击可以选中鼠标点击位置的整行文字

　　双击可以选中整段文字

　　三击可以选中整篇文档中的文字(不过全选一般都用快捷键Ctrl+A)

　　按住Ctrl键再点文字，可以选中不连续的多个文字。(比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用)

　　按住Alt键再点选文字，可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。(比如藏头诗)

　　按住Shift键再点选另外一个位置，可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。(比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用)

　　Shift这个功能其实鼠标左键拖住也能实现，不过很多高手用Word根本不用鼠标，所以Shift还是很常用的。

　　2、更方便的使用格式刷

　　老王最喜欢用快捷键，很好记，我们都知道Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。那么格式刷其实就是复制格式，快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C，复制格式，Ctrl+Shift+V，粘贴格式。(PPT里也是这个快捷键)

　　如果是习惯鼠标流的话，还有个格式刷的技巧，双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住，可以连续对多段文字内容进行设置格式，不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷，就可以解除格式刷的记忆。

　　3、如何快速调整文字大小

　　鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小。

　　键盘流点击快捷键Ctrl+来进行放大缩小。(就是键盘P右边那两个中括号)

　　4、表格无须Excel协助

　　有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算，菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴，其实用Word完全可以搞定。

　　方法：插入表格，输入好原始数据后，在菜单栏表格工具布局数据公式，然后设置好公式和编号格式，点击确定就好啦。

　　需要注意的是，如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，手动刷新的方法也很简单，选中公式的数字，右键更新域，就刷新成功啦!

　　5、让表格每页都自动生成表头

　　有时候我们会尴尬的发现，Word里面要插入的表格有点长，正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分，结果延长到了下一页，但是下一页没有表头又会显得不专业，设置的方法很简单。

　　方法：选中表头表格工具布局数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

　　6、表格最后多出一行怎么办?

　　大家曾经应该都遇到过这样的事情，发现表格最后一行是空行，但是怎么删也删不掉，甚至多出了一页，每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感，同时心里怨恨Word为什么这么难使。

　　方法：在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里，然后在行距那里设置为固定值、1磅。

　　7、从网页复制的文字格式感人?

　　有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来，结果发现复制过来有大量的空行，如果手工删除非常耗费时间，这时候我们就需要取巧，用替换功能批量删除。

　　方法：Ctrl+H可以打开查找对话框，在查找内容那里输入^l^l(^是英文输入法状态下Shift+6，l是hijklmn里面的l)，然后在替换为那里输入^p，然后点击全部替换。

　　^l代表手动换行符，^p代表段落标记(也就是回车)。

　　有了前面的技巧，你的效率已经大大提升了，但是仅仅快还不够，你给出的文档一定是要规范的，一份Word是否规范，你发给的对象会很轻易的发现哦。我们来学习第二部分，规范格式。

　　第二板块：规范格式

　　1、自动编号要用就用好

　　自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧啦!

　　自动编号的快捷技巧

　　编号调整快捷键

　　升级：Shift+Alt+左

　　降级：Shift+Alt+右

　　上移：Shift+Alt+上

　　下移：Shift+Alt+下

　　换行不出现新编号：Shift+Enter

　　刚开始使用肯定会有些不习惯，多尝试几次就熟练了，如果你想换个自动编号的形式也可以点击下面这里进行调整。

　　2、标尺的作用

　　大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，在老王还年幼无知的时候，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩

　　调出标尺：在视图显示里面把标尺打勾即可。

　　标尺的功能

　　1、首行缩进：每个段落第一行空几个格。(放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个)

　　2、悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。

　　3、左缩进：设置文字最左边的边界

　　4、右缩进：当然就是右边的边界了

　　5、另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分(左边距、右边距)，这个是设置页面左右边距的。

　　注意：操作的时候记得先选中要调整的文字那一行，再拖拽滑块哦。

　　3、段落格式的灵活设置

　　老王之前的PPT培训里面和大家说过黄金行距是1.3，在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

　　设置方法：选中要修改的文字段后，右键段落，在行距那里调节，如果下拉条里面没有想要的距离，选多倍行距，可以在右侧数值那里手动输入。

　　但是这里我们就不要和PPT那样一定要追求1.3倍行距了，因为下面的快捷键。

　　快速设置1倍行距：Ctrl+1

　　快速设置2倍行距：Ctrl+2

　　快速抢答：Ctrl+5是设置几倍行距?

　　回答5倍的太天真啦!谁没事弄个5倍行距呀!正确答案是1.5倍!这也就是为什么Word的行距不推荐大家记1.3倍。因为直接一个Ctrl+5，就可以设置成1.5倍啦!

　　4、换页的技巧

　　我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整(比如行距、字号甚至多加了一句话)，第二页顶部就会多出来一些回车

　　方法：不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响!

教你清除Word最近记录

 　　1、在打开Word文档中，选择菜单项，从弹出的菜单中会看到最近编辑过的Word文档。(www.tulaoshi.com)

　　2、如果想要避免这种情况的话，可以依次单击Ø菜单项，打开对话框，在该对话框中切换到选项卡下，彻选复选框，最后单击 按钮即可。

Word文档使用过程中常见问题

 　　经常Tulaoshi.com用Word办公的朋友可能会遇到这样或那样的问题，对其中一些问题，始终不得其解，现将较为常见的问题及解决的方法告知，以此共勉。

　　1.如何禁止Word自动编号

　　我们在使用编号或项目符号时，许多段落都自动加上了编号或项目符号，而有时我们并不希望这样。出现这种情况，是因为用户打开了自动编号列表 或自动项目符号列表这一功能。要取消已经生成的多余的项目符号，只须按一下Ctrl+Z组合键就可以了。用户可以通过如下步骤来取消编号或项目符号的自动列表功能:

　　(1) 单击格式菜单中的自动更正命令。

　　(2)在出现的自动更正对话框中选取自动套用格式选项卡。取消键入时自动应用选项组中的自动编号列表或自动项目符号列表选项即可。

　　2.如何让文档中的每个章节拥有各自的页眉页脚

　　(1)将光标置于使用不同页眉页脚的章节之间。

　　(2)单击插入菜单中的分隔符命令。此时Word将弹出分隔符对话框。

　　(3)在分节符选项组中选择自己需要的分节符类型。

　　(4)重复步骤1~3，使各个不同的章节之间都有分节符。

　　(5)插好分节符后，就可以为不同的章节指定不同的页眉页脚了。

　　3.怎么看不见Word中绘制的线条

　　在用Word提供的绘图功能时怎么也看不见绘制的线条。出现这种现象的原因是将Word绘图功能中线宽设置为0了。这时只要更改相应的线宽即可。

　　4.Word文件中的图形变成了大红叉怎么办

　　插入Word中的图片，有时会无法显示，代之出现的是一个醒目的大红叉。没有比这更加糟糕的事情了。出现这种情况时，有时图片已经损坏，无法再恢复了，有时后还是可以恢复的。下面介绍出现大红叉的一些原因:

　　(1)资源或内存空间不够。

　　(2)有的图片是从Internet下载的JPEG或GIF格式，包含一些非常复杂的格式选项，如动画，声音等,而Word只能识别一些简单的格式。

　　(3)系统设置的临时文件夹无效。

　　(4)系统允许打开的文件数太少。

　　下面的一些措施可以减少或避免Word图片中红叉的出现:

　　(1)加大内存，最好不要少于64MB。

　　(2)将插入图片的格式更改过来。

　　(3)通过以下所示的步骤来取消文档的快速保存功能:单击工具菜单中的选项命令，在随后出现的对话框中选取保存选项卡,在保存选项选项组中清除快速保存功能。

　　(4)最好采用粘贴命令插入图片，如果采用链接命令插入图片，当图片的位置发生变化时，DOC文件会受到影响。

　　(5)文档体积不能太大。

　　(6)增加系统可以打开的临时文件数目。这是因为Word打开文档时，插人文档中的图形将作为一个临时文件打开，这些临时文件放在系统默认的 TEMP目录下面。而系统可以打开临时文件的数量是有限制的，这个限制取决于CONFIG.SYS中的语句FILES等于的数值，绝大多数的用户根本没有注意到这个问题，而直接使用系统设置的默认值。

　　(7)对于那些含有复杂格式的图片，最好在放入 Word之前将那些Word不能识别的复杂格式去掉。如对于GIF文件，将 GIF 89A格式转存为 CIS GIF87或 87A。对于JPEG格式的文件，取消它的重绘功能，存为更加简单的格式。

Word里面多级列表编号的操作教程

 　　具体使用方法如下。

　　1、把需要编号的段落输入到Word中，并且采用不同的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二层开始缩进，可以使用格式工具中的增加缩进量和减小缩进量按钮。

　　提醒：从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。所以，可以把第二层缩进调到标尺1的位置，把第三层调到标尺2的位置，依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。

　　2、选择列表。在格式菜单中选择项目符号和编号，单击多级符号命令。

　　3、在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选择继续前一列表，需要单独编号则选择重新开始编号，选择确定。

word2016怎么直接编辑PDF格式文档？

 　　微软最新款办公软件：office2016为用户带来了非常多实用的功能，其中，让图老师小编印象最深刻的就是，不需要将PDF格式文档转换称word格式，使用office2016的word2016就可以直接编辑PDF文档。那么，word2016怎么才能直接编辑PDF文档呢?一起来看看今天的教程吧!

　　1、电脑必须安装office2016套件下的word，然后准备好你想要转换的pdf文件。

　　office2016

　　2、用鼠标右键单击pdf文件，依次打开用其他方式打开》选择word2016。

　　word2016

　　3、之后，会打开word2016主界面，并弹出pdf转换为word后的注意须知。原文件越大，转换时间越久，图片越多越久。另外，原文件包含大量图片后，实际导出的结果可能跟原文件有所不同，这点主要是文件字符的空格、图片位置排布调整等有关。

　　word2016

　　4、转换过程持久的，需要耐心等待，笔者尝试多次，不会卡死。如果想取消，可以按ESC键。笔者尝试转化千页文本，耗时确实漫长，不过也不超过5分钟。一般需要一分钟左右即可。

　　5、实际转化后的结果如图。本示例的原文件有44页，而转换后变为40页，有些地方文本整体上移了一点，图片识别也很合理，就是感觉多了一些显示的换行符，不过这些在打印演示的时候是没有的。

　　word2016

　　6、与源文件进行对比。虽然还是不能完全保证导出格式保持与原来的pdf文件一致，但是字体足够被识别和编辑。不用借助其他工具直接转，也实在方便。

　　word2016

　　注意事项：

　　转换过程www.Tulaoshi.com需要耐心等待，如果想取消可以按ESC键。