如何用好Word来提高办公效率

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如何用好Word来提高办公效率

 　　Word算是我们日常办公中使用频率比较高的一款软件，使用好Word，无疑对我们的办公效率的提升有很大的帮助。

　　1、Word 的模板

　　1.1、模板

　　Word模板是一种文档类型，随着打开的过程会自动创建副本。例如，商务计划是在Word 中编写的一种常用文档。您只需打开一个模板，然后填充特定于您的文档的文本和信息即可。在把文档保存为文件时，文档与文档之间会以模板分开保存。可以在Microsoft Office Online 上找到大多数种类的文档的Word 模板。如果您已连接到Internet，请单击Office按钮，单击新建，弹出如图1所示的新建文档对话框，然后单击所需的模板类别，即可进行对应的模板下载。

　　1.2、页眉 与页脚、页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(页边距：页面上打印区域之外的空白空间。)中的区域。可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。

　　Word 2007中可以通过如图2所示的插入选项卡的页眉和页脚选项组来对页眉、页脚和页码的格式进行设置。单击选项组中的眉选项，可以按系统内置的页眉格式快速地对页眉进行设置;单击选项组中的页脚选项，可以按系统内置的页脚格式快速地对页眉进行设置。单击选项组中的页码选项，则弹出如图3所示的页码设置的下拉菜单，从子项中可以将页码置于页面顶端、底端或插在当前光标处;当我们点击设置页码格式(F)时，会弹出如图4所示的页面格式对话框，可以对编号格式和页码编号的位置进行设置。

　　当在插入页眉、页脚或页码时，Word 2007的选项卡中就会多出了一个如图5所示的页眉与页脚工具设计选项卡，待页眉、页脚或页码按要求设置以后，再单击此选项卡的关闭选项组的关闭页眉和页脚选项即完成了页眉和页脚设置。

　　1.3、打印预览

　　打印预览主要是提供一个所见即所得的文档打印效果，供用户判断文档的格式设置的是否符合要求，并可以作出相应的调整，并且不需要打印到纸介质上，从而节省了纸张和时间。

　　单击快速访问工具栏中的打印预览按钮或Office 按钮下打印(P)-打印预览(V)命令，即可打开如图6所示打印预览窗口，通过此窗口可以对打印、单页显示、多页显示、显示比例等进行设置。

　　利用打印预览选项卡可以对文档将要打印到纸介质上效果进行合理的设置，当确定页面布局、纸张方向、页边距等设置完全正确后，单击打印预览选项卡中的预览选项组中的关闭打印预览选项按钮即可返回编辑状态。

　　1.4、打印设置

　　打印是文稿编辑好以后，经打印预览确定可以直接通过打印机打印到纸介质上，在Word 2007中可以单击快速访问工具栏中的打印按钮或Office 按钮下打印(P)-打印(P)命令就会打开如图7所示的打印对话框中。

　　打印对话框中的按钮和其他选项的功能：

　　名称在此列表中，单击已安装并且要使用的打印机。

　　状态对于所选打印机，指示该打印机的状态，例如空闲、忙碌或您的打印作业之前的文件数量。

　　类型对于所选打印机，指示所选打印机的类型，例如激光。

　　位置对于所选打印机，指示该打印机的位置或者该打印机连接到哪个端口。

　　备注对于所选打印机，指示您可能需要知道的有关此打印机的任何其他信息。

　　属性单击此按钮可更改正在使用的打印机的属性，例如纸型。

　　查找打印机单击此按钮可查找能够访问的打印机。

　　打印到文件选中此复选框可从文档创建文件而不是直接将文档发送到打印机。此文件使用打印格式(如字体选择和颜色

　　规范)保存在可打印到其他打印机的.prn 文件中。

　　份数在此列表中，单击要打印的份数。

　　逐份打印如果希望打印作业按照您在文档中创建的顺序进行打印，则选中此复选框。如果要打印多份，则此复选框可用。

　　每页的版数在此列表中，单击将出现在一个打印页上的页数。

　　按纸张大小缩放在此列表中，单击打印文档所需的纸张大小。

　　全部单击此选项可打印文件中的所有页面。

　　当前页单击此选项可以只打印光标当前所在的页。

　　页码范围单击此选项并在框中添加页码或页面范围。

　　打印内容在此列表中，单击要打印的元素。

　　打印在此列表中，单击是要打印所有页面、奇数页还是偶数页。

　　选项单击此按钮可转到Word 选项对话框的显示类别中的更多打印选项。

　　确定单击此按钮可将文档发送到打印机。

　　取消单击此按钮可返回文档而不打印它。

　　3.3.1、表格边框的设置

　　选中要设置框线的表格后右击，从弹出的菜单中选择边框与底纹(B)菜单命令，则弹出如图16所示的边框与底纹对话框，再从边框选项卡中按①、②、③、④的顺序依次进行边框的样式、颜色、线宽和类型的设置，其中第④步的操作还可以分别直接单击预览部分的各种框线的按钮可以自定义各种类型框线的样式;

　　另外也可以通过表格的设计选项卡进行设置，将设置的表格的单元格选中，通过如图17所示的表格的设计选项卡的绘图边框选项组的表样式选项组中的笔样式按钮设置框线类型、笔画粗细按钮设置线宽、笔颜色按钮设置框线颜色、边框按钮来设置边框的类型。

　　3.3.2、表格底纹的设置

　　选中要设置框线的表格后右击，从弹出的菜单中选择边框与底纹(B)菜单命令，则弹出如图18所示的边框与底纹对话框，再从底纹选项卡中通过填充的颜色下拉钮设置填充颜色，通过图案的样式下拉钮设置填充样式即可实现底纹的设置。

　　4、结束语

　　Word的文档编辑功能十分强大，建议广大工作人员在实际工作中大胆使用Word工作薄，它能有效提高效率。

WordtuLaoShi.com表格中输入文字列宽发生变化

 　　Word在创建了文档后，然后插入了表格，当在表格中输入文字的时候，表格宽度会随着文字变化。

　　在Word中表格的宽度会根据文字的大小进行自动调节尺寸。如果在表格中输入的文字超过了列宽，就会自动进行调整列宽的尺寸。如果不需要自动调整，可以根据以下方法进行设置。

　　1.选中表格后，再选择表格→表格属性。

　　2.选择表格选项，然后单击选项，在表格选项中，将自动重调尺寸以适应内容选项关闭，单击确定，即可完成设置。

Word文档中只打印部分页面的方法

 　　1、启动Word 2013，打开需要打印的文档。单击文件标签，在打开的窗口左侧选择打印选项，在右侧单击打印所有页按钮，在打开的列表中选择打印当前页面选项，如图1所示。

　　注意

　　Word文档除了包括正文之外，还包括很多附属内容，如文档属性、标记列表以及批注和修订等内容，这些内容是至关重要的信息。如果需要单独打印这些内容，可以在图1中打开的菜单的文档属性栏中进行选择。

　　2、如果需要打印文档中某些特定的页，在页数文本框中输入需要打印的页码或页码范围即可，如图2所示。

　　注意

　　打印多个页时，如果是不连续的页，页码之间应以逗号隔开，如打印第1页、第4页和第5页，可以输入1，4，5;如果是连续的页，可以使用-连接页码，如打印第1页至第6页，可以输入1-6。在打印连续多页时，如果中间有间断，可以以逗号隔开，如1-3，5-7表示打印第1页至第3页和第5页至第7页的内容。如果需要打印某节中的某个页，如打印第2节的第3页，可以输入p3s2。在打印分节文档中连续和不连续的页时，页码的连接和隔开同样使用-和逗号。

Word 2007如何将表格转换为文本

 　　在Word2007文档中，用户可以将Word表格中指定单元格或整张表格转换为文本内容(前提是Word表格中含有文本内容)，操作步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，选中需要转换为文本的单元格。如果需要将整张表格转换为文本，则只需单击表格任意单元格。在表格工具功能区切换到布局选项卡，然后单击数据分组中的转换为文本按钮，如图1所示。

　　第2步，在打开的表格转换成文本对话框中，选中段落标记、制表符、逗号或其他字符单选框。选择任何一种标记符号都可以转换成文本，只是转换生成的排版方式或添加的标记符号有所不同。最常用的是段落标记和制表符两个选项。选中转换嵌套表格可以将嵌套表格中的内容同时转换为文本。设置完毕单击确定按钮即可，如图2所示。

如何用Word制作日历?

 　　日历模板的类型：

　　鼠标左键单击Office徽标，在出现的下拉菜单中选择新建命令，在随后出现的新建文档提示栏内切换到MicrosoftOfficeonline下的日历模板类。在这里可以看到各种各样的模板缩略图，究竟那一款日历模板才适合自己呢?笔者根据日历模板的功能大致做了如下分类。

　　1.只有一页日历的模板

　　比较适合公司职员，可以打印出来贴在墙上，标记一些重要的日子(比如工作完成日)，这样可以对本年度的工作安排有个大体掌握，如2008简约日历。

　　2.没有双休日的日历模板

　　也适合办公人员，它没有双休日，扩大了周一到周五的记事空间，比如班主任可以将每周的教学任务事先安排好，方便科学工作;职工也可以将工作进度详细的记录在上面，如2007-2008学院日历。

　　3.周历模板

　　这个模板适合公司老板或白领安排每周行程之用，它以表格形式确定每天的工作日程，表头行显示日期、星期几和这一天在一年中是第几天等情况，表头列显示一天内的具体时间，行与列相交的单元格处填写具体的工作内容，如2008年周历。

　　4.添加了农历的日历模板

　　比较适合经常要查看农历的人员。它将对应公历的农历情况写在对应位置的下边，并将新改动的假日情况，比如端午节等情况作了明显标明。

　　5.带照片的日历模板

　　如果想要将家庭或单位的纪念照做成日历，可以选择带有照片的日历模板。

　　6.定制需要的模板文件

　　选择好自己需要的日历模板，下载安装到电脑中。在我的模板中选择要修改的模板文件，然后点击确定按钮，就可以进行个性化处理了。

　　Word2007制作日历模板的方法：

　　实例一：添加Logo

　　添加Logo有两种方法：使用页眉页脚或使用文本框，下面分别进行介绍。

　　当模板上(下)方比较空时，可以选择添加页眉(页脚)的方法。在页眉处插入要添加的Logo图片，提醒大家注意图片的文字环绕方式，最好选择能灵活控制的四周环绕型，即可把Logo放到合适的地方。同样的，页眉那根碍眼的横线也影响美观，选中页眉，在开始选项卡的样式中将页眉设为正文，横线就不在了。下面是笔者做的一个成品效果图。

　　从页眉(页脚)添加Logo始终有一定局限性，为了使Logo所处的位置更灵活，可以使用文本框。

　　插入一个简单的文本框，再在文本框中插入要添加的Logo，右击文本框，在右键菜单中选择设置文本框格式，在对话框的颜色与线条选项卡中设置文本框的填充和线条为无颜色，确定后，发现文本框消失了，只剩下Logo图标。

　　使用文本框的好处在于可以随意控制Logo的位置，就算模板占据了页眉(页脚)的位置，也可以将Logo拖到适当的地方。不过拖动的时候要注意必须拖文本框才能让Logo跟着走。

　　实例二：标明日历的特有日期

　　很多公司都会给员工发一份电子日历，上面标明了各种计划安排：比如例会、年终总结、出差、会见客户的日期。

　　如果日程安排比较具体，单用一种格式来标明日期，反而不能清楚地显示出具体的计划。这时，可以将不同任务的日期用不同的格式来标明，将它们很好地区分开来。

　　比如将例会设成红色加粗、将会见客户设置成红底白字加粗、将出差设置成斜体加粗。通过不同的格式，每个月的任务就一目了然。

　　Word2010中制作日历的方法：

　　首先启动Word，新建一个文档并选择日历模板。注意，这里所说的新建，一定要通过文件菜单中的新建命令来创建，使用快捷工具栏中的按钮新建文档是不能选择模板的。图老师小编使用的是office 2010，如果你用的是office 2007，则需要点击word界面左上角的office徽标，再选择新建命令。

　　Word给我们提供了很多种文档模板，这里我们选择日历类型中的2010年日历。

　　这里看到的模板都是Office的在线模板，挑选一个满意的样式后，双击即可直接下载并打开该模板文档。

　　现在只要直接打印就能得到一份2010年的日历了，如果你不喜欢模板中默认的字体字号、背景颜色等样式，也可以手动更改，和平时编辑文档的方法是一样的。打印前，你还可以在日历中将一些重要日子标出来。