用Excel的视图和宏分类显示表单数据

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用Excel的视图和宏分类显示表单数据

 　　对于一个包含许多数据列的Excel工作表而言，用户往往希望只显示对自己有用的部分数据列，同时隐去不需要的数据列。同时不同用户对所要求显示的数据列往往又是不相同的。

　　例如，对于一张包含多个科目的学生成绩表，语文老师可能只想看语文成绩，数学老师可能只想看数学成绩。但是，由于多个科目的成绩都汇总在一起，这就会给老师查看单科成绩造成不便。如果能针对不同用户的需求，快速地隐去用户不需要的数据列，只留下用户需要的数据列，这样，用户就能很轻松地将注意力集中在所需的数据上。很多用户可能说，这太简单了!

　　把不需要的数据列隐藏起来就行了。没错，但问题是，如何隐藏?如果每个用户每次查看都通过手动隐藏和取消隐藏数据列来操作，那就太麻烦了。不过，借助Excel的视图和宏就能轻松解决这个问题。下面笔者就以一张包含多个科目的学生成绩表为例介绍具体的实现方法。

　　第一步：创建用户视图

　　首先，在Excel中打开学生成绩工作表(如图1)。我们先来设置语文视图，这个视图中只显示语文成绩。选中除学号、姓名和语文数据列以外的所有数据列，用右键单击选中数据列标题，在弹出的菜单中选择隐藏命令。

　　这样，工作表中就只剩下了语文成绩了。接着，依次单击视图-视图管理器命令，进入视图管理器对话框。单击添加按钮，在 名称框中输入ChineseView(如图2)，单击确定按钮返回，语文视图就创建好了。重复上述步骤，创建其他所需视图。

　　第二步：录制视图切换宏

　　视图创建好后，虽然可以通过视图管理器进行切换，但是，每次这样操作就显得太繁琐。因此，可将切换视图操作录制成宏以减少切换操作步骤。我们先来录制查看语文视图的宏。依次单击工具-宏-录制新宏，在宏名中输入查看语文，单击确定按钮开始录制宏(如图3)。

　　接着，单击视图→视图管理器，进入视图管理器。在视图列表中选中ChineseView并单击显示按钮。最后，单击停止录制按钮完成宏的录制。这样，查看语文视图的宏就录制好了。重复上述步骤，依次录制其他所需的宏。

　　第三步：创建视图切换按钮

　　宏录制好了，我们还要为这些宏创建一个工具栏及相应的命令按钮。否则，每次都要使用宏对话框来运行宏还是不方便。用右键单击工具栏任意处，在弹出的菜单中选择自定义命令。在打开的自定义对话框中，切换到工具栏标签页，单击新建按钮。在工具栏名称框中输入切换视图，单击确定按钮。

　　此时，在自定义对话框边上会出现一个切换视图工具栏。这就是我们刚才新创建的工具栏。接着，在自定义对话框中，切换到命令标签页，在类别列表中选择宏，将右侧命令列表中的自定义按钮拖放到切换视图工具栏中。用右键单击刚拖放过来的自定义命令按钮，在命名框中输入查看语文对其进行重命名，并选择总是只用文字(如图4)。

　　再次用右键单击自定义命令按钮，选择指定宏命令，在弹出的对话框中，选择查看语文宏，单击确定返回自定义对话框。重复上述步骤，为其他宏也创建相应的命令按钮。最后完成的切换视图工具栏如图5所示。

　　至此，整个工作就算做完了。以后，要查看某个科目的成绩时，只要单击切换视图工具栏上相应的命令按钮，就能快速切换到只显示某个科目成绩的视图。使用该技巧，我们还可以帮助财务、工程技术等人员在一大堆数据中快速找到自己需要的数据。

word插入excel表格并自动更新方法

 　　如何在word中插入excel表格，并且表格要随着excel文件内容的跟新而更新，我今天简单测试了一下，很容易完成。现在说一下步骤：

　　在首先之前，插入一句看似没用，实际上又很重要的话：我的office版本是office2003。

　　首先，建立一个excel表格，里面随便输入一些内容。然后再新建一个word文档，在需要插入表格的地方，选择菜单：----出现对象对话框后，选择第二页--的右边有，你可以从浏览找到你的excel文件，如果www.tulaoshi.com这里你点确定，直接excel文件里的内容就加到word里了，不过!!这样不会实时跟新，注意，右边还有个复选框，如果这里√的话，就可以达到我们预期的效果了，excel文件更新后，word文档里的内容也一起变动了。

　　这样做法的好处：当然不用说，一起更新了，而且，你打开word文档后，双击excel表格区域，可以直接打开excel表格进行编辑，编辑结束后关闭excel，在word里的excel表格鼠标右击，选择就可以立即更新。而且每次打开word文档，也会有对话框问你是否要更新链接。

　　这样做的坏处：就是每次打开文档都会弹出对话框需要决定是否更新，给一般用户感觉很麻烦，而且如果更新的话，每次关闭word文档都会询问你是否要保存。另一个坏处就是，如果excel文件内容巨大，那完蛋了，直接链接过来全部的excel文件，那可要忙死你了。下文我还会说一种更简单的链接方法。

　　另外说一下注意要点：那个链接的excel文档不要删除，删除后就无法编辑或者更新里面的内容了，虽然最后保存的东西还在。经过简单测试，excel改文件名、移动等操作，都不会影响word文档的自动更新。

　　如果大家有兴趣，可以试试在excel表格里插入能自动更新的word，其实操作方法基本相同。

　　中午吃午饭的时候，又仔细考虑了一下，想到了之前这种通过菜单链接excel表格是链接全部，这其实不是我预期想要的效果，难道为了配合更新特地要建立一个小区域的excel文件?那又何苦呢?虽然我考虑到了，即使链接过来的全部excel文件，可以通过修改图片的方式，例如放大缩小、裁剪(在表格鼠标右键，选择可以找到操作按钮)，但是后来我又发现了更高级的办法。听我慢慢道来(远处飞来一只番茄，给我娴熟的躲过)

　　现在面临的是要在word文档里插入excel大表格的局部，其实很简单，打开excel，选中你要链接到word的区域，选择复制(快捷键ctrl+c，鼠标右键点，通过菜单--三种方法都可以)，然后打开word(注意!这里不要关闭excl)，点菜单----出现的选择性粘贴对话框左边一定要选择，否则就不会自动更新了，形式选择，点确定。好了，现在就和之前的样子一样了，插入了一个图片格式的excel表格，和之前的区别就是，鼠标右击表格，选择--，这里出现的对话框，如果点击，在出现的更改源对话框里，可以更改excel路径(废话)，另外，在文件名(N)的右边多了一个点击可以改动excel表格中具体位置，比如Sheet1改成Sheet2，或者具体选择定位改动。不过一般原excel表格改动了还是直接复制粘贴一下比较好，用这种方法改动反而有些复杂了。

　　不过呢，以上两种方法，链接过来的表格都是图片格式，这种方法其实和word文档里的表格相当不兼容，操作起来很不方便，经过我再一次的努力，我又发现了一种更好的方法。以上两种方法作废，大家不用学了。(远处又飞来一只鸡蛋，被我闪开)

　　好，和第二种方法一开始一样，打开excel，选中需要链接的表格，复制好，不要关闭，再在word里粘贴(快捷键ctrl+v，鼠标右键点，通过菜单--三种方法都可以)，然后注意，表格右下角会有一个图标就是粘贴的图标，对，点这个，选择或，其实这两个点完后结果基本相同，看到了吗?表格再也不是图片形式了，是word专用的那种表格形式，这样再通过word的表格操作，是不是更方便呢?而且表格的格式不会随着excel文件格式的改变而变动，word里的表格仅提取excel文件的数值。

Excel批量生成和打印考场座位标签实例教程

 　　为了使各类考试的组织工作能顺利地进行TuLaoShi.com，让考生顺利地找到自己的考场座位坐下来安静待考是非常重要的。这其中打印考场座位标签成为一项必不可少的工作。许多朋友都是用Excel进行考务管理工作的，那如何利用Excel来实现批量座位标签的打印呢?为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。

　　考生名册的生成

　　根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了考生名册工作表。为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号1～4循环的顺序整理好，座位号也可根据考场的大小设计成1~30的循环号，即每个考场30个考生。

　　考场座位标签报表的设计

　　考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。

　　报表的设计工作在桌贴工作表中进行。开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的准考证号 所在的B3单元格内输入公式=INDIRECT(考生名册!A&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2)便得到了该考生的准考证号。

　　公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即考生名册工作表A3单元格中的准考证号);公式中的CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2得到的数值为3，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(A2：E5，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的姓名、班级、考场和座号等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。

　　接下来就可以用相同的公式来调用该考生的姓名、班级、考场和座号等单元格中的数据了，只需将原来公式中的指定的A列分别改为B、C、D和E列就可以了。另外需要注意的是，由于考生的人数较多，数据调用时还要考虑到打印时超过一页的情况，因此在公式的最后加上了($P$2-1)*30+2 (考生名册表中有2行标题，故要加2)，公式中的P2单元格为手工设定的用于输入指定页码的单元格，这样就可以方便任意页标签的显示和打印了。

　　在设计的桌贴工作表中除了辅助单元格外，需要打印的单元格区域可通过页面设置对话框中的打印区域来指定(如下图)。

　　打印功能的设计

　　为了便于打印全部的考生座位标签或指定的某页标签，笔者设计了以下两段VBA代码来辅助实现这两项功能：在桌贴工作表中利用控件工具箱工具栏中的命令按钮绘制两个按钮控件CommandButton1和CommandButton2，将它们的Caption属性分别改为打印全部页和打印指定页。双击命令按钮 打印全部页，在其Click( )事件中输入代码如下图。

　　关闭代码窗口返回到Excel工作表中，单击打印全部页按钮就可以实现所有考场座位标签的打印。单击打印指定页按钮就可以根据提示输入需要打印的页码，系统会自动判断指定的页码是否超出页码范围，如果在指定的页码范围内则打印指定的标签页，否则会给出错误提示信息。

　　通过以上操作我们就可以在Excel中实现考场座位标签的打印了，而且一劳永逸，每次只需要将考生的名单等基本信息做些修改就可以直接打印了，是不是很方便呢?