Excel技巧:输入新数据时图表自动更新

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Excel技巧:输入新数据时图表自动更新

 　　我有一朋友，是做销售的。他利用Excel图表来记录每天的销售成绩。那天，他打来电话问了这样一个问题：用Excel来记录每天的销售非常的方便，能够直观地表示出每天的销售成绩，但是因为每天都有新的数据，所以我不得不每天手动更改图表来使其包含新的数据。有没有一种方法可以让我输入新的数据时，图表能自动更新。下面的方法将为他来解决这个问题。

　　在Excel 97及以后版本中，当选中一个图表数据系列时，工作表中与该数据系列对应的数据区域周围就会出现边框，这时可以通过简单地拖拽区域边框的角点来扩展数据区域。本文采用的方法是用公式来定义一个动态的数据范围以创建图表，从而实现在输入数据时图表能够自动更新，而不必手动更改数据区域的范围。

　　具体操作步骤如下：

　　1.输入数据并创建图表，如图1所示(下载练习用Excel工作簿)。

　　图1

　　2.选择菜单命令插入名称定义，打开定义名称对话框。在在当前工作薄中的名称下方输入框中输入日期，在引用位置下方输入框中输入公式=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,CO(www.tulaoshi.com)UNTA(Sheet1! $A:$A)-1)，单击添加按钮来添加日期，如图2所示。

　　图2

　　注意：OFFSET函数中引用的是第一个数据点(单元格A2)并且用COUNTA函数来取得A列数据点的个数。因为A列中包含一个非数值数据日期，所以在公式中减去1。

　　3.在定义名称对话框继续定义名称。在在当前工作薄中的名称下方输入框中输入销售，在引用位置下方输入框中输入公式 =OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)，单击添加按钮，如图3所示。然后单击确定按钮关闭对话框。

　　图3

　　4.激活图表并选中数据系列，可以看到在编辑栏中的未更改公式是这样的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1)，下面这一步很关键，我们要做一个替代，现将公式更改如下：=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!销售,1)，如图4所示。在更改后的公式中可以看到我们在第二步和第三步中定义的名称：日期和销售。

　　图4

　　做完以上工作，朋友的问题便得到了解决。当我们输入新数据时，图表会自动更新，赶紧试一下吧。如图5所示，加上了2月10日的销售，图表就自动更新了。最后需要注意的是，在使用OFFSET函数时，一定要将COUNTA函数指向第一个数值数据，如果指向了第一个非数值数据，那么自动更新就无从谈起了。

Excel技巧:处理折线图表的缺失数据

 　　当在Excel中创建了一个折线图表时，如果数据区域有些单元格数据缺失，也就是该单元格为空白，则折线图中就会出现缺口，这样就导致折线图不美观，或者不太能够直观地反映出数据的变化趋势。

　　如图1所示为存在缺失数据的一个折线图，可以看到折线上的缺口。

　　图1

　　Excel提供了两种方法来处理折线图中的缺失数据：

　　以零值代表：将空白单元格作为零处理，对于零值数据点，行跌落至零。

　　以内插值替换：用内插值数据点代替空白单元格，填充空距以连接行。

　　我们先来看一下这两种方法所实现的效果。如图2所示为以零值代表的折线图。如图3所示为以内插值替换的折线图。

　　图2

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　　图3

　　是怎么实现的呢?请按照如下步骤进行操作。

　　1.在Excel中选中要处理缺失数据的折线图表。

　　2.选择菜单命令工具选项，打开选项对话框。

　　3.单击图表选项卡。

　　4.选择空单元格的绘制方式为中的以零值代表或以内插值替换，如图4所示。

　　图4

　　5.单击确定按钮，就可以看到图表的变化了。以上选择会作用到所选图表的所有数据系列。

　　还有一种办法是在空白单元格中输入公式=NA()。这样一来图表就会为包含该公式的单元格使用内插值，而不管在选项对话框中选择的是什么

Excel技巧:为数据区域创建非图形图表

 　　我们都知道，excel中的图表广泛地应用于数据显示和分析，它可以通过图形的方式直观地表示出数值大小及变化趋势等。如果善用excel中的一些技巧，不使用图表功能也能创建出好看又好用的图表，我们且称之为非图形图表。 本文将介绍如何创建一个非图形图表。在创

　　我们都知道，Excel中的图表广泛地应用于数据显示和分析，它可以通过图形的方式直观地表示出数值大小及变化趋势等。如果善用Excel中的一些技巧，不使用图表功能也能创建出好看又好用的图表，我们且称之为非图形图表。

　　本文将介绍如何创建一个非图形图表。在创建时使用了函数功能来实现在几个单元格中显示模拟的数据条，使用函数的又一好处是，当源数据改变时，非图形图表也能动态地随之改变。完成后的图表如图1所示，可以很方便地查看低于或高于预算值的百分比大小。

　　图1

　　具体操作步骤如下。

　　1.在Excel中新建一个工作簿，然后在工作表中输入如图1中所示A1至D13区域的源数据。

　　2.在E1中输入低于预算，在G1中输入高于预算。

　　3.选中E2单元格，然后在公式编辑栏中输入下列公式。

　　=IF(D20,REPT("n",-ROUND(D2*100,0)),"")

　　4.选中F2单元格，输入下列公式。

　　=A2

　　5.选中G2单元格，输入下列公式。

　　=IF(D20,REPT("n",-ROUND(D2*-100,0)),"")

　　6.适当设置E1至G13区域的单元格背景及文本颜色，如图1所示。

　　7.选中E2单元格后，拖动右下方的填充柄，到E13后松开。选中G2单元格，拖动右下方的填充柄，到G13后松开。这时会看到在这些单元格中出现数量不等的n，有的没有出现。用同样的方法自动填充F3至F13单元格。

　　8.选中E2到E13单元格，将字体改为Windings。用同样的方法将G2到G13单元格字体也改为Windings。这时n变为小方格。需要手动改变一下E和G列的宽度才能完整显示出某些单元格的小方格。

　　这样就可以得到如图1所示的非图形图表了，如果我们试着改变一下源数据，可以看到右侧的图表也会随之改变。