Word题注和交叉引用功能

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Word题注和交叉引用功能

 　　写长文档的时候最害怕遇到什么?假设写了一篇300页的文档，里面的各种插图也超过100张了，在写的时候，插图已经被标上了图1、图2之类的标号。但BOSS看过后告诉你，有两张图之间还需要插入一张图。这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延1了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些;但如果是在文章开头处新插入，呵呵，有得忙了。

　　另一种情况，假设在写一篇文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾为所有表格创建一个索引，这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格，你会怎么做?直接手工创建索引吗?那如果文章后期还要编辑，页码发生了变动，难道再挨个更新页码?

　　如果在文章的正文中需要引用，例如如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新?

　　呵呵，Word虽然让文档的处理工作简化了不少，但如果你对Word不够熟，可能依然会做很多重复性的工作。我以前就被这些问题困扰着，直到现在了解了Word的题注和交叉引用功能，呵呵，茅塞顿开。原来我以前都是在抱着金碗要饭呢。好的方法自然要给大家介绍一下了。这些技巧适合Word XP/2003/2007等几乎所有较新的版本，只不过可能在细节上有所不同。下文会以Word 2007为例进行介绍。

　　图片、表格等元素的插入

　　在很多文档中，都要求在插入了图片或者表格后还要显示相应的标号以及一些简短的描述，例如这样：

　　这时候最笨的方法就是在插入图片或者表格之后，另起一行，然后设置和图片或表格同样的对齐方式，然后手工输入所有信息。试试看这样做吧：

　　对于图片，将图片插入文档后，用鼠标右键单击图片，选择插入题注，随后可以看到下图所示的界面。

　　首先，在题注一栏显示的是插入后的题注的内容。标签下拉菜单可以用于选择题注的类型，例如如果插入的是图片，可以选择图表，或者根据插入的内容类型选择表格，公式。如果觉得Word自带的几种标签类型不太贴切，单击新建标签按钮即可新建自己需要内容的标签。随后可以在位置下拉菜单选择题注出现的位置，可选的位置是项目的上方或下方，可以根据世纪需要选择。经过上述简单的设置，单击确定，Word就会自动为我们创建好题注。

　　如果是表格需要插入题注，只需要选中整个表格，然后用鼠标右键单击，会出现同样的选项

　　为什么要这样做?这样做比手工输入还麻烦，有什么必要?其实就是上文提到的第一个例子。如果你创作的是短文档，页数不超过10页，其中没有插图或者只有很少的插图，确实没必要这样做。但如果有上百张插图，如果日后需要在两张图片中增加图片，那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识，那么新插入的图片以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新。也就是说，如果在图10前面插入了一张图片，那么原来的图10就会自动变为图11，后面的图片一样会自动更新。

　　推荐：Office2007专区 《Word入门动画教程105：用题注编制图表目录》

　　元素的交叉引用

　　如果我在写文档的时候需要提及某个内容，例如如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容，这时候方便起见可以使用交叉引用功能。以我现

　　在正在写的一本书为例吧，如果在介绍Windows的安全性时提到了Windows安全中心，那么正常情况下，我应该在这里添加一句关于安全中心的详细信息，请参考本书第x页xxx节的内容。因为随着编辑，书稿中每部分内容的页数以及节编号都有可能发生改变，因此直接手工输入就是一个最笨的办法。这时候可以使用交叉引用。在正文中输入了关于安全中心的详细信息，请参考本书第字样后，打开Word 2007的插入工具栏，然后单击交叉引用按钮，随后可以看到下图所示界面。

　　因为我要引用的是本文档中其他段落的标题和页数，因此首先需要在引用类型下拉菜单中选择标题，接着本书的所有标题都会出现在下面的列表中(这种列表仅适用于通过样式创建的具有结构的标题)。接着，因为需要先显示被引用内容的页数，因此在引用内容下拉菜单中选择页数，插入一个交叉引用。随后，紧接着输入一个页字，然后再次插入一个内容为标题文字或者其他内容的交叉引用。这样，引用好的内容就变成下面这样了：

　　注意图中灰色背景的内容，这就是交叉引用的域。这些内容会随着文档结构的变化产生变化。例如，如果在插入这个引用的时候，安全中心一节的内容位于文档的36页，同时章节编号和名称是1.4 安全中心，但经过编辑这部分内容被放到了文档的46页，章节编号和名称变成了1.5 Windows安全中心，那么所有通过这种方法插入的交叉引用的页数和章节名称也会自动发生变化。或者我们可以用鼠标右键单击这些灰色区域，选择更新域，强制进行手工更新。

　　创建图表目录

　　好了，文档编写完了，我们还需要在文档的末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来，方便读者的快速定位，这时候，如果你的图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注，那么解决起来很简单。

　　将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置，打开Word2007的引用工具栏，单击插入图表目录按钮，随后可以看到下图所示的对话框。

　　首先，从题注标签下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注，例如图表、图，或者其他你按照上文方法插入的题注，然后选择好其他选项，并单击确定，呵呵，搞定收工。

Word中实现文本与表格的相互转换技巧

 　　将文本转换成表格

　　1、插入分隔符 (分隔符：将表格转换为文本时，用分隔符标识文字分隔的位置，或在将文本转换为表格时，用其标识新行或新列的起始位置。)(例如逗号或制表符)，以指示将文本分成列的位置。使用段落标记指示要开始新行的位置。

　　例如，在某个一行上有两个单词的列表中，在第一个单词后面插入逗号或制表符，以创建一个两列的表格。

　　2、选择要转换的文本。

　　3、在插入选项卡上的表格组中，单击表格，然后单击文本转换成表格。

　　4、在文本转换成表格对话框的文字分隔位置下，单击要在文本中使用的分隔符对应的选项。

　　5、在列数框中，选择列数。

　　如果未看到预期的列数，则可能是文本中的一行或多行缺少分隔符。

　　6、选择需要的任何其他选项。

　　将表格转换成文本

　　1、选择要转换成段落的行或表格。

　　2、在表格工具下的版式选项卡上的数据组中，单击转换为文本。

　　3、在文字分隔位置下，单击要用于代替列边界的分隔符 对应的选项。

　　表格各行用段落标记分隔。

取消Word自动编号功能

 　　在Word中，提供了许多智能化的自动功能，使用起来确www.tulaoshi.com实很方便，但有时不需要这些自动功能。例如，很多人都不习惯使用自动编号功能，不喜欢在一行输入完按回车键后在下一行自动出现编号。当按回车键后，出现自动编号时，按Ctrl+Z组合键就可以取消出现的自动编号。

　　如何关闭这个功能呢?打开工具菜单，选择自动更正选项，弹出自动更正对话框，选择键入时自动套用格式选项卡，取消选中键入时自动应用栏中的自动编号列表项的复选框就可以了。下次再使用时，自tuLaoShi.com动编号功能就不可以再起作用了。

　　可以在自动更正对话框中看看还有没有什么功能是你不需要的，取消选中相应的选项就可以了。

Word2010如何分两栏，三栏，多栏技巧

 　　我们在报纸上看到最多的就是分栏样式，这种样式是最常见，也是最普遍的排版方式。所有学习Word排版，这项技巧是必须要掌握的。前面我们已经讲解了在Word2003与Word2007中分栏的方法，本次再来为大家演示在Word2010中分栏的技巧操作。

　　Word2010分栏设置方法如下：

　　①如果你需要给整篇文档分栏，那么先选中所有文字;若只需要给某段落进行分栏，那么就单独的选择那个段落;

　　②单击进入页面布局选项卡，然后在页面设置选项组中单击分栏按钮，在分栏列表中我们可以看到有一栏、二栏、三栏、偏左、偏右和更多分栏;这里可以根据自己想要的栏数来选择合适的。

　　任意设置多栏

　　如果想要分栏中的数目还不是自己想要的可以单击进入更多分栏，在弹出的分栏窗口里面的栏数后面设定数目，最高上限为11，看需求设置。

　　分栏加分隔线

　　如果想要在分栏的效果中加上分隔线，可以在分栏窗口中勾选分隔线确定即可。

在Word中制作表格 利用表格空间

 　　在Word中制作表格时，往往会因为几个字或一行(列)的增加使得表格无法按要求完成，特别是有字号和其他格式限制时，经常要为找出这点空间而烦恼。下面介绍几种充分利用表格空间的方法。

　　1.精确更改列宽

　　也许本列只需要增加1毫米或2毫米就可以使表格少1行，可是在Word中不能1毫米1毫米地调整，用鼠标拖动表格线不是大就是小。遇到这种情况可以这样进行操作：在工具栏的空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中选择绘图，调处绘图工具栏，单击绘图工具栏上的绘图按钮，从弹出菜单中选择绘图网格项，在弹出的绘图网格对话框中，将网格设置栏中的水平间距和垂直间距项的数值都设为最小值0.01字符和0.01行。

　　设置好后，再拖动表格地边框线，就会出现移动的幅度可以很小了。

　　2.缩放字体

　　在需要微调字间距时，可以使用工具栏中的字符缩放按钮，从其下拉菜单中可以选择适当的比例，让文字稍胖或稍瘦，而且一般不容易被看出。

　　3.缩小字间距

　　通过修改字间距也可以对文字进行微调。选中要调整的文字，选择格式菜单中的字体命令，打开字体对话框，选择字符间距选项卡。在间距下拉列表中可以设置文字间距，还可以在后面的磅值框中调节放大或缩小的数值。使用这种方法可以轻松地在一行中挤入几个字。

　　为了在工作中达到满意效果，可以将这几种方法结合起来使用。

Word分栏时最后一页分为行数相等的两栏的方法

 　　使用word分栏功能时，当最后一页内容不能占满整页时，将会出现如下图所示的情况，文字全部集(图老师整理)中到了页面左侧。

　　下面将介绍将最后一页也分成行数相等的两栏的方法。

　　首先，选中需要分栏的内容，然后单击分栏操作命令(word2003中，该命令在格式菜单中，word2007是在页面布局页面设置菜单中)，将会打开分栏对话框，剩下的就是根据自己的需要把选中的内容分成若干栏了。

批量清除WPS和Word文档中回车符的方法

 　　通常我们在使用WPS文字或者Word时，可能会因为复制而产生很多的回车符;或者从网页复制的文字粘入Word时候，会带来大量换行符。怎样能批量去掉这些个小符号呢，下面的方法马上告诉你!

　　WPS文字或者Word中的回车符分为两种：一种为自带的回车符，一种为网络文件产生的回车符，称之为换行符。

　　1、回车符清除方法如下：

　　编辑-- 替换-- 替换--高级--特殊字符--选择段落标记--单击全部替换。OK !或者：编辑-- 替换-- 在‘查找’里输入^p ，在‘替换’里不输入任何内容

　　2、换行符清除方法如下：

　　编辑-- 替换-- 替换--高级--特殊字符--选择手动换行符--单击全部替换。OK !或者：编辑-- 替换-- 在‘查找’里输入^l ，在‘替换’里不输入任何内容　　 　　当然，这里你也可以把手动换行符替换成段落标记符，就成为在word中标准的段落标记格式了。 　　复制到WPS文字或者Word里的文字与平常没有什么两样，可就是复制后每一行出现一个回车符，想想一个个都替换掉可实在是太麻烦了。　　www.bcua.cn bcuablog

　　这种情况清除换行符要这样操作：编辑-- 替换-- 在‘查找’里面输入^l^l(这里是两个手动换行符)，然后在‘替换’里输入^l(这是一个)，然后点全部替换，ok!

　　说明：不管两个段落之间有几个换行符，只要用两个替换成一个，那么最终的结果就是把n个换行符替换成一个了，达到了我们两个段落之间只需要一个换行符的目标。(如果是段落标记符，同理) 　　利用WPS文字或者Word的替换功能不仅能替换多余的段落标记符、网页产生的换行符，同时，可以替换掉文档编辑中的空格，特殊字符等，这里只做引导，还能具体做什么请各位网友开动脑筋吧