Excel 输入新数据时图表自动更新设置教程

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Excel 输入新数据时图表自动更新设置教程

　　我有一朋友，是做销售的。他利用Excel图表来记录每天的销售成绩。那天，他打来电话问了这样一个问题：用Excel来记录每天的销售非常的方便，能够直观地表示出每天的销售成绩，但是因为每天都有新的数据，所以我不得不每天手动更改图表来使其包含新的数据。有没有一种方法可以让我输入新的数据时，图表能自动更新。下面的方法将为他来解决这个问题。

　　在Excel 97及以后版本中，当选中一个图表数据系列时，工作表中与该数据系列对应的数据区域周围就会出现边框，这时可以通过简单地拖拽区域边框的角点来扩展数据区域。本文采用的方法是用公式来定义一个动态的数据范围以创建图表，从而实现在输入数据时图表能够自动更新，而不必手动更改数据区域的范围。

　　具体操作步骤如下：

　　1.输入数据并创建图表，如图1所示(下载练习用Excel工作簿)。

　　图1

　　2.选择菜单命令插入名称定义，打开定义名称对话框。在在当前工作薄中的名称下方输入框中输入日期，在引用位置下方输入框中输入公式=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A)-1)，单击添加按钮来添加日期，如图2所示。

　　图2

　　注意：OFFSET函数中引用的是第一个数据点(单元格A2)并且用COUNTA函数来取得A列数据点的个数。因为A列中包含一个非数值数据日期，所以在公式中减去1。

　　3.在定义名称对话框继续定义名称。在在当前工作薄中的名称下方输入框中输入销售，在引用位置下方输入框中输入公式=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)，单击添加按钮，如图3所示。然后单击确定按钮关闭对话框。

　　图3

　　4.激活图表并选中数据系列，可以看到在编辑栏中的未更改公式是这样的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1)，下面这一步很关键，我们要做一个替代，现将公式更改如下：=SERIES(,Sheet1tulaoshi.com!日期,Sheet1!销售,1)，如图4所示。在更改后的公式中可以看到我们在第二步和第三步中定义的名称：日期和销售。

　　图4

　　做完以上工作，朋友的问题便得到了解决。当我们输入新数据时，图表会自动更新，赶紧试一下吧。如图5所示，加上了2月10日的销售，图表就自动更新了。最后需要注意的是，在使用OFFSET函数时，一定要将COUNTA函数指向第一个数值数据，如果指向了第一个非数值数据，那么自动更新就无从谈起了。

　　图5

如何更改Excel默认的单元格批注格式

　　如果您的Excel工作簿中运用了一些公式，又怕别人看不懂，可以在存在公式的单元格中插入批注，对公式进行必要的解释。批注是一种十分有用的提醒方式，不仅可以用来解释复杂的公式，也可以将对其它用户工作簿的反馈意见写在批注当中以方便互相交流。

　　在Excel中，我们可以先选中要插入批注的单元格，tuLaoShi.com然后选择插入批注命令，这时就会在该单元格一侧出现批注框，可以直接在框中输入批注的内容，如图1所示。

　　图1 插入批注

　　创建了批注之后，可以随时改变批注的格式，方法是在包含批注的单元格(右上方有红色小三角的单元格)上单击右键，从弹出菜单中选择编辑批注，然后在批注框中选中要改变格式的内容，改变其格式，或者单击批注框的边缘选中整个批注，再改变其格式，例如改变字体、字号、文本颜色等。还有一种办法是在批注上单击右键，从弹出菜单中选择设置批注格式，打开如图2所示的对话框然后进行设置。

　　图2

　　然而如果经常会用到单元格批注，又不希望使用默认的单元格批注格式，总不能一次次地手动更改吧。在Excel中没有提供改变默认单元格批注格式的途径，但有一种办法可以解决。其实，Excel中的单元格批注的格式与Windows系统的工具提示格式是完全相同的，了解了这一点，就好办了。

　　什么是Windows系统的工具提示呢?例如在Excel中，当我们将鼠标指针指向工具栏上的保存按钮上方时，就会出现如图3所示的黄底黑字的小提示框，告诉我们这是一个保存按钮，这就是工具提示。

　　图3

　　要改变工具提示的默认格式，需要打开显示属性对话框。可以双击控制面板中的显示将其打开，如图4所示。也可以在桌面上单击右键，然后从弹出菜单中选择属性将其打开。

　　图4

　　以Windows XP系统为例，当打开显示属性对话框后，单击上方的外观选项卡，然后单击右下方的高级按钮，如图5所示。

　　图5

　　在高级外观对话框中，在项目下方选择工具提示，然后就可以设置提示内容的字体、字号、文本颜色、粗体斜体以及提示框的背景颜色等属性了。

　　图6

　　注意：这一改变将会影响所有没有设置格式的批注，而对已经设置了格式的批注则没有影响。如果您已经为某些批注应用了其它格式，例如，改变了文本的颜色，上述改变将不会改变这些批注的格式。

如何在一个Excel单元格内输入多行内容

　　有时候，我们想在一个Excel单元格中输入多行内容，可以根据不同情况选择下面的方法来实现：

　　方法一：如果有大量的单元格需要这样做，采取此种设置格式的方法：选中需要这种格式的单元格，执行格式→单元格命令，打开单元格格式对话框(如图)，切换到对齐标签下，选中自动换行选项，确定返回即可。

　　以后，在此类单元格中输入超过列宽的字符时，系统自动按列宽分多行进行排列。

　　方法二：如果只有少量单元格需要这样做，采取此种手动的方法来实现：在输入过程中，需要换行时，直接按下Alt+Enter组合键，继续输入就可以了。

　　注意：如果已经将数据全部输入完成了想换行，只要将光标定在换行处，按下上述组合键即可。