用Word“邮件合并”生成通知单

【 tulaoshi.com - 办公软件 】

一、分数转换为等级的操作方法

期末考试结束后是班主任最忙碌的时候，单是成绩输入一项就耗费了不少精力，而且还要把百分制转换为等级制。大量繁琐的重复劳动考验老师们的耐心，一个不小心把等级输错了，还招来学生的不满和家长的非议，真是吃力不讨好的事情。

利用Excel软件可以把百分制转换为等级制这项繁琐的工作变成轻松的小case。下面就介绍具体的操作方法。

假如等级是这样设定的：80分及其以上为“优秀”，70分及其以上为“良好”，60分及其以上为“及格”，少于60分为“努力”。打开学生成绩所在的Excel表格，要求原始数据一定要正确，否则将导致转换也跟着出错。如果要把C列分数转换为等级，就先点击与第一个学生成绩同行的一个空格（比如L2），然后在编辑栏里输入如下语句：

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"合格", IF(C2<80,"良好",IF(C2=80,"优秀"))))

或者

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"及格", IF(C2<80,"良好","优秀")))

注意引号要在英文输入状态下输入。

完成后按回车键。L2这一格便会自动填上C2那一格分数所转化成的等级。然后把鼠标移到L2格右下角，当鼠标变成一个实心十字形时，顺着这一列往下拖，这样整个C列的分数就会在L列里自动转换为等级。如果有多个学科，也就是说C列后面还有几列分数也需要转换为等级，可以在L2格右下角鼠标变成一个实心十字形时，先顺着这一行往右拖，需要转换几列就拖几格，这几格就会自动填充相应的等级；再把鼠标移到最后一格右下角，按同样方法，沿着这一列往下拖，这几列的分数就会自动把前面C列及其后几列分数全部转换为相应的等级。

转换成等级制后，要把这几列等级复制并覆盖到相应的分数列上，如果粘贴时出现乱码，那么在粘贴选项下选择“值和数字格式”即可。

二、用邮件合并功能生成成绩单

学生成绩单总表打印成学生各自的成绩报告单，可以用Word的“邮件合并”功能完成这项工作。

（一）创建报告单文档

按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填（图1）；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上几个空行（空行数量视需要而定）。这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要调整。如果新生成的文档很难调整的话，干脆放弃这个文档，回到主文档中，调整末尾处的空行数或文档的行距，再重新生成一个文档。

                                           图1

（二）选取Excel数据文件

在Word中，单击选单“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”；按“下一步”，选择“使用当前文档”；按“下一步”，选择“使用现有列表”；按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。

                                            图2

（三）插入域

回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入“域”。其具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的“域”都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些“域”即可（图3）。

                                             图3

（四）合并到新文档

接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”（图4）。全部学生各自的成绩报告单即告生成。