Word是办公一族经常需要用到的文字处理软件,其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧,批量处理文档,就能有效提高工作效率,达到事半功倍的目的。下面笔者就以Word 2003为例,带领大家一起去领略Word的“批处理”能力,感受自动化办公的乐趣。
一、批量生成信封
大家知道,通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名,以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息,如果需要发出去的信件很多,手工填写是一件繁锁的事。其实,用Word 2003的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂亮的信封,而且可以批量填写信封上的各项内容,实现信封批处理。
第一步:制作信封模板。运行Word 2003,单击“工具/信函与邮件/中文信封向导”,系统会启动“信封制作向导”。在“向导”的带领下,首先按实际需要选择信封规格;然后单击“下一步”,在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框”和“以此信封为模板,生成多个信封”,并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列表中根据自己的喜好选择地址薄文件类型(这里有三个选项可选,分别是Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsof...[ 查看全文 ]